Lors de ces échanges, les partenaires se sont mis d’accord sur une méthodologie de gestion des données en trois étapes. La première consiste à élaborer une cartographie pour inventorier les données du projet. Dans un second temps, les producteurs et les utilisateurs de ces données vont planifier leur gestion. Pour cela, ils expliqueront comment leurs données sont collectées, stockées, conservées et diffusées. Puis l’étape de mise à jour de la cartographie et des plans de gestion des données, tout au long du projet, permettra d’ajouter régulièrement de nouvelles informations.
La mise en œuvre de cette démarche répond à un double objectif. Le premier est de diffuser auprès de l’ensemble des membres du projet des informations sur les données collectées afin qu’ils en connaissent l’existence et qu’ils puissent en demander l’accès si besoin. Le second objectif est lié aux besoins et aux exigences que doivent respecter les producteurs et les utilisateurs des données.
En effet, les données utilisées sont très variées et la gestion de certaines d’entre elles est soumise au respect d’un cadre réglementaire ou contractuel strict (règlement général pour la protection des données personnelles, secret industriel, convention de partage de données, diffusion de données répondant à une demande du financeur, etc.). C’est pourquoi, les actions mises en œuvre permettent d’anticiper le respect de ces exigences, de garantir la sécurité des données et d’utiliser des bonnes pratiques de gestion et de diffusion.